Tipy na zařízení a organizaci pracovny pro zvýšení komfortu i produktivity

První dojem je důležitý. Ať už se vám to líbí nebo ne, lidi často i kancelářské prostory posuzují na základě jejich vzhledu. Vzhled a dojem z vašich kancelářských prostor sehrává klíčovou roli nejen při přijímání a udržení si zaměstnanců, ale i při vytváření vynikajícího dojmu na vaše klienty, kteří do kanceláře přicházejí. 

Ať už jde o otevřenou kancelář s univerzálním nábytkem, samostatné kanceláře nebo vaši domácí pracovnu, několik jednoduchých tipů vám může pomoci vytěžit z vašich pracovišť maximum. 

12 věcí, které byste měli mít na paměti při zařizování vašeho pracovního prostoru 

1. Plánujte 

Uspořádání kancelářských prostorů může být časově náročná záležitost. Dřív než začnete s koupí nebo rekonstrukcí kancelářských prostor, udělejte si plán. Takový plán by měl zahrnovat změny, které chcete udělat i odhadované náklady. Najmete si interiérového designéra nebo si vše uděláte sami? Je někdo, kdo vám může s realizací projektu pomoci? 

2. Upřednostněte kvalitu nad kvantitou 

Nákup nového nábytku může být finančně náročný, ale neměli byste dělat kompromisy v kvalitě, protože levný nábytek dlouho nevydrží a bude nákladnější, pokud ho budete muset vyměňovat. 

Nekvalitní stůl, židle nebo kartotéka se začnou rozpadat v průběhu krátké doby používání. Kancelářský nábytek by měl být navrhnutý tak, aby vydržel i náročné používání. Pokud je rozpočet problémem, zvažte nákup použitého, ale kvalitního nábytku. 

Jelikož je nábytek dlouhodobá investice, je dobré investovat do odolného a kvalitního nábytku, který vyhovuje vašim představám. Zaměřte se na to, abyste za vaše peníze získali co nejlepší kvalitu. 

Tip: Kvalita je gró, na které není radno zapomínat. Proto na ni dbejte při výběru veškerého zařízení do kanceláře, včetně kvalitních a moderních garnýží s kolejnicovým systémem. 

3. Zaměřte se na výběr nábytku 

Pokud je vaše kancelář malá, neměli byste do ni umístit objemný nábytek, protože zabere obrovskou část prostoru. Výběr nábytku správné velikosti zajistí, že vaše kancelář nebude vypadat přeplněná, těsná, neprofesionální a naopak ponechá dostatek prostoru pro vás i vaše kolegy. 

Vybírejte také nábytek, který esteticky doplní barevné schéma na vašem pracovišti. Další věc, kterou je třeba mít na paměti, je funkčnost vašeho nábytku. Je třeba hledat nábytek, který vypadá dobře, je pohodlný a všestranný. 

Průvodce nákupem kancelářského nábytku 

Aby byl pro vás výběr kancelářského nábytku jednodušší a dostupnější, tady jsou některé faktory, které je třeba při nákupu zohlednit: 

• Rozměry – při nákupu kancelářského nábytku je třeba změřit si prostor, abyste si vybrali správně velký nábytek. Měření neobnáší jen změření celé místnosti, ale i  to, zda se budete moci po umístění nábytku v prostoru také volně pohybovat. Správné a efektivní umístění nábytku dodá vaší kanceláří prostorný vzhled.

• Estetika a design – obstarejte si stylový a moderní nábytek, který dodá vaší kanceláři příjemný a profesionální vzhled. Funkční a zároveň estetický design ve vaší kanceláři pomůže vytvořit dobrý celkový dojem.

• Materiál a pohodlí – pohodlí při práci je nesmírně důležité. Při výběru nábytku zvažte také nejrůznější materiály. 

• Záruka – pokud nakupujete kancelářský nábytek online, podrobně si zkontrolujte smluvní podmínky. Co když se produkt během přepravy poškodí? Jaký typ služeb firma nabízí? Jak třeba nábytek sestavit? Bude dopraven včas? Také se informujte o prodejci čtením recenzí. 

Kancelářské židle 

Židle jsou asi nejpoužívanějšími kousky nábytku v kanceláři a je jedno, zda pracujete z domu nebo máte kancelář ve městě. Je nevyhnutelné se ujistit o tom, že máte pohodlné židle, které budou příjemné pro vaše tělo. 

Nepohodlné židle mohou mít vážné následky pro vaše zdraví a způsobit dlouhodobé bolesti zad, krku, rukou či nohou. Proto by pro vás mělo být investování do pohodlného a útulného nábytku nejvyšší prioritou. 

Židle by měly být pohodlné, nejlépe ergonomické, se správnou opěrkou pro záda i ruce. Nastavitelné židle, které vám umožňují měnit jejich výšku či sklon, jsou velmi užitečné, protože se dají snadno upravit přesně podle vašich potřeb. 

Okrem toho aj manažérska či kancelárska stolička o vás môže všeličo vypovedať. Práve detaily dokážu vytvoriť reprezentatívnu kanceláriu a dobrá manažérska stolička je jedným z nich.

Kancelářské stoly 

Před koupí psacího stolu byste měli zvážit:

• Jaké dokumenty a zařízení byste měli na stůl umístit? 
• Používáte notebook nebo stolní počítač s monitorem? 
• Kolik místa je k dispozici? 

Rozhodujícím bodem je i správná výška stolu. U stolu byste měli být schopni sedět ve vzpřímené poloze a dívat se přímo před sebe. Ideální je samozřejmě polohovatelný psací stůl, můžete si ho tak přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. V opačném případě je důležité dát si při koupi velký pozor na výšku a vyzkoušet si, jak vám vyhovuje, přímo v prodejně. 

Inspirace: Výběr stolů se šuplíky a uzamykatelnými skříňkami může být velmi výhodný, pokud nemáte dostatek úložného prostoru.

Stoly musí být dostatečně velké, aby se na ně vešly počítače, dokumenty soubory a jiné potřebné kancelářské předměty, včetně vašich osobních věcí. Stoly by měly mít přiměřenou výšku, která se odvíjí od vaší výšky i od druhu práce, kterou děláte. 

Úložný prostor 

Existuje mnoho běžných řešení kancelářského úložného vybavení, které se hodí téměř do jakéhokoliv kancelářského designu. Některé oblíbené úložné řešení zahrnují kartotéky, odkládací police a úložné koše. 

Je důležité vybrat si takové řešení úložného prostoru, které jsou bezpečné pro ochranu důležitých dokumentů. Zvažte i možnosti, které jsou uzamykatelné, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu. 

Tip: S vodorovně osazenou policí nad psacím stolem vznikne úložný prostor i v malých místnostech. 

Kancelářský úložný prostor může často působit nepřehledně. Abyste tomu zabránili, vyberte si úložné řešení, které je funkční a stylové. Tímto způsobem můžete vytvořit organizovanější a atraktivnější kancelář. 

4. Osobní dekorace patří i do kanceláře 

Osobní předměty vytváří emocionální pouto, díky kterému se lidi cítí dobře. To opět vede ke zvýšenému pocitu pohody i vyšší produktivitě práce. Navíc díky jednoduchým doplňkům můžete zkrášlit svoji kancelář. Pokud si můžete vaše pracoviště zařídit alespoň částečně individuálně, udělejte to. 

Přidejte si do kanceláře položky, které jsou funkční, ale zároveň přizpůsobené vašemu stylu a vkusu, abyste se cítili příjemně: 

• použijte hrneček nebo vintage nádobu pro držení per a tužek 
• použijte misku na kancelářské doplňky 
• použijte krabici na uložení vizitek
• použijte fotografie a obrázky
• rostliny umístěte do keramických květináčů ve své oblíbené barvě
• přineste si do kanceláře vázu na čerstvé květy 

a podobně. 

5. Nepodceňte barvy  

Je známo, že barvy okolo nás ovlivňují naši náladu a naše reakce. Produktivita na pracovišti nevzniká jen tak, třeba ji nastartovat. A barva je jedním z nejefektivnějších způsobů, jak ji pošťouchnout.

Některé barvy dokonce výrazně zvyšují produktivitu. Která barva je vhodná? Záleží samozřejmě na vašich osobních preferencích. Pokud si nejste jisti, jakou barvu ve své kanceláři použít, vyberte si zelenou a modrou, které podporují kreativitu a efektivitu práce. Pro víc optimismu, energie a inovace zvolte světle žlutou.

Při výběru barev se také můžete řídit psychologií barev: 

• Nevybírejte si příliš světlé barvy, protože působí neklidně 
• Čistá bílá vyzařuje chladnou a nepříjemnou atmosféru
• Ideální jsou tlumené zemité barvy, které působí vyrovnaně 
• Doporučované jsou také barvy jako tlumená modrá, zelené, šedé a okrové tóny
• Rozhodnout se můžete také pro pastelové varianty barev, například žlutou nebo světle zelenou 

Před finálním rozhodnutím o barvách ve vaší kanceláři se určitě poraďte s celým týmem a nadřízeným. Barvy byste měli vybírat pečlivě, v souladu s designem vaší kanceláře a také tak, aby barvy rezonovaly s vašimi hodnotami a firemní identitou. 

6. Vytvořte klidné prostředí 

Kancelář může být někdy hektický prostor překypující energií a nápady. Snažte se vytvořit klidné prostředí. Přeplněný, hlučný prostor, se špatným osvětlením, prázdnými stěnami a bez oken může být nejen neproduktivní, ale i nudný. 

Součástí designu vaší kanceláře by měl být prostor s přirozeným denním světlem a větráním, abyste vy i vaši kolegové mohli efektivně zvládat vysoké pracovní tempo a být vysoce produktivní. 

7. Pořádek a přehlednost vedou k vyšší produktivitě 

Věděli jste, že mnoho lidí ztratí mnoho pracovního času hledáním dokumentů nebo jiných pracovních materiálů? To neznamená, že pracovní stůl musí být dokonale uklizený, abyste byli produktivní. Jde spíše o to mít ve věcech přehled. 

Může pomoci velký stůl, který poskytuje dostatečnou plochu pro uspořádání množství dokumentů, které k práci potřebujete. Pokud velký psací stůl nepřipadá v úvahu, můžete si pomoci úložným systémem v podobě boxů nebo extra zásuvek. Ty mohou nejen vizuálně zkrášlit váš pracovní prostor, ale také pomoci být více produktivní. 

Pokud jde o přehlednost v otevřených místnostech, posuvné  a přenosné stěny pro ochranu soukromí mohou být dobrým řešením. V případě potřeby vám mohou pomoci vzdálit se od chaotického prostředí, což vám umožní najít novou motivaci. 

8. Místo na odpočinek by nemělo v kanceláři chybět 

Přestávky během práce jsou důležité a není dobré je podceňovat. Ať už pracujete ve firmě nebo z domova, je vhodné zabezpečit si místo pro odpočinek. 

Vytvořte si v kancelářských prostorách salonek s pohovkami, křesly, konferenčním stolkem, knihovnou a možná i televizí nebo rádiem pro odreagování. 

Tip: Oživte posezení v práci různobarevnými povlaky na polštáře z různých kvalitních materiálů. 

Takový prostor vám může pomoci na chvilku vypnout, dobít baterie a nabrat novou energii. Kromě toho si ve společných prostorách během přestávek můžete budovat pevnější vztahy s dalšími zaměstnanci. 

9. Důležité je také správné světlo 

Není žádným tajemstvím, že dobré světlo je při práci nepostradatelné. Proč tomu tak je? Denní světlo má vliv na fáze spánku a bdění. Pokud jsou tyto fáze narušeny, výkon trpí. Pokud je příliš tma, koncentrace klesá, chyby se stávají častěji a práce trvá déle. Správné osvětlení zvyšuje ostražitost a chrání vaše oči, ale vytváří také příjemnou atmosféru a zvyšuje produktivitu. 

Někdy v kanceláři není úplně jednoduché nebo možné zabezpečit všem zaměstnancům dobrý zdroj denního světla. Pomoci mohou stolní lampy s jemným LED osvětlením, které pomáhají dotvářet příjemnou atmosféru v pracovně či kanceláři a zároveň člověk dobře vidí na to, co dělá. 

Ideální je samozřejmě zdroj denního světla – tedy propouštět si do kanceláře denní světlo okny. Snížení potřeby umělého osvětlení může z dlouhodobého hlediska také pomoci snížit náklady na energii, čímž si zpřístupníte více financí na jiné věci. 

Věděli jste o tom, že snížit vaše účty za energie můžete i pomocí fotovoltaiky? Jaké možnosti dotací na fotovoltaiku pro firmy máte? 

10. Rostliny v kanceláři jako motivátor 

Nespočetné množství studií prokázalo, že kontakt člověka s přírodou snižuje stres, zvyšuje pocity štěstí a může dokonce zvýšit produktivitu. Ať už si užíváte od stolu výhledu na stromy a přírodu nebo jste v kanceláři obklopeni rostlinami, efekt to má stejný. Ve skutečnosti i ty nejmenší interakce s rostlinami mohou zvednout vaši náladu a nepřímo zvýšit vaši produktivitu. 

Rostliny mají také pozitivní vliv na vnitřní prostředí, filtrují vzduch a poskytují čerstvý kyslík. Některým rostlinám se daří i při slabším osvětlení a jsou opravdu nenáročné. Obzvlášť nenáročnými rostlinami na údržbu jsou břečťan, sukulenty, figa, dračí list a palma. 

11. Vyzbrojte se správnou technologií 

Organizace kanceláře není jen o přestavbě a výměně kancelářského nábytku. Znamená to také vybavit se správnými nástroji a správnou technologií, která vám umožní efektivně vykonávat vaši práci a povinnosti. 

Když organizujete svou kancelář je vhodné zjistit si, které nástroje je třeba opravit nebo vyměnit. Je totiž velmi lehké ztratit motivaci k práci, pokud musíte používat zastaralé kancelářské nástroje a technologie. Každý přece chce držet krok s nejnovějšími technologiemi. Zároveň jsou takové nástroje prospěšné i pro úroveň celkové produktivity ve vaší firmě. 

Tip: Pokud chcete pracovat s moderními technologiemi, chybět by vám v kanceláři neměl ani kvalitní záložní zdroj. Ten vám v případě výpadku elektrického proudu umožní pracovat dále. 

12. Přidejte osobitost 

Stylově zařízená kancelář s krásným dekorem může vaším klientům vyslat pozitivní zprávu o vašem podnikání, což může být velkou výhodou pro vás. Vaše kancelář by měla být rozšířením vaší osobnosti. Měla by odrážet vaše hodnoty a zdůrazňovat věci, kterým věříte. Personalizace vaší kanceláře ji udělá jedinečnou a odlišitelnou od mnoha jiných. 

Společně s nábytkem, který kupujete, barvou, kterou používáte na stěnách, uměním a fotografiemi, které věšíte na stěny, rostlinami, které máte, budujete také entitu, která ztělesňuje vaše principy. 

Na co dbát, když pracujete z domu? 

Bez ohledu na to, zda pracujete na volné noze nebo si chcete ušetřit každodenní docházení do práce, práce z domu je čím dál více populární. O to důležitější je umět si vytvořit doma příjemné pracovní prostředí.

Co se týče nábytku, dekorací, volby barev na stěny a tak dále, platí velmi podobné zásady jako při zařizování každé jiné kanceláře. Práce z domu je však také velmi specifická a určitě existují věci, na které si dát při práci z domova pozor. 

• I když pracujete z domu, vyhraďte si místo, kde budete pracovat. Může jít o samostatnou místnost i kout, kde se budete pracovním povinnostem věnovat. Rozhodně ale nedoporučujeme pracovat u jídelního stolu v kuchyni nebo v ložnici z postele. 

• I když pracujete doma, nepřehánějte to v pracovně s osobními věcmi, které by vás mohly rozptylovat. Dbejte na to, aby byla práce v popředí. Inspirativně může působit nějaké umělecké dílo nebo motivační citát, přidat na stěnu můžete korkovou nástěnku s úkoly, které potřebujete splnit. Mějte na paměti, že jde stále o pracovní prostor a hlavní důraz by měl být kladen na práci a produktivitu.

• Stejně jako ve zbytku domu, i v pracovně se snažte udržovat si pořádek. V kanceláři ve městě za vás běžný úklid provede pravděpodobně uklízečka, doma je to však jiné. Prostor byste měli udržovat čistý a funkční – žádné zbytečné papíry, koš s prádlem, hromady knih nebo další věci. 

• Práce na home office je specifická také tím, že se musíte naučit oddělit práci od soukromí. Žádné odsouvání práce a upřednostňování domácích prací, žádné delší vyspávání. Na home office se musíte naučit být k sobě tvrdí a dodržovat pracovní režim. 

3 interiérové trendy pro home-office 

Při zařizování domácí pracovny byste určitě měli přijít s konzistentní linií. Zamyslete se nad tím, jaké barvy, tvary a materiály by měly vaši místnost charakterizovat. Takto můžete potom cíleně nakupovat nábytek a dekorace. 

Jako malý návrh uvádíme 3 oblíbené styly, jak si doma zařídit pracovní prostor pro práci na home office, které vám mohou poskytnout inspiraci pro vlastní nápady: 

1. Feng Shui 

Přesně řečeno, Feng Shui není styl, ale čínská teorie harmonie. Zařízení studia podle Feng Shui by mělo poskytnout více energie, pohody a kreativity. Některé důležité zásady této teorie zahrnují: 

• Správnou polohu stolu – stůl je nejlepší umístit tak, abyste viděli na dveře i okno, což vytváří bezpečnost. Ideální je, když sedíte zády ke stěně a můžete se dívat volně dopředu. 

• Pořádek – ve Feng Shui hraje hlavní roli harmonické, uspořádané prostředí. Uložte věci do šanonů, uzavřených polic a skříní, to vám uvolní mysl. 

• Rostliny – zelené pokojové rostliny čistí vzduch od škodlivin a podle učení Feng Shui působí harmonizačně na organismus.

• Oddělený osobní a pracovní život – Yang, který znamená aktivitu symbolizuje studium a práci. Při zařizování pracovny byste měli oddělit prostory určené na práci a odpočinek, ideální je mít samostatnou místnost pro domácí pracovny. V opačném případě mohou pomoci rozdělovače místností. 

• Dekorace – v zásadě se ve Feng Shui dekorace používají jen s mírou. Vhodné jsou motivy, které inspirují a představují osobní cíle. Celkově byste měli upřednostnit oblé tvary a vyhýbat se špičatým předmětům. Hodinky a kalendáře se také nedoporučují, protože způsobují stres. 

2. Volný prostor pro myšlenky s minimalistickým stylem 

Málo předmětů, mnoho volného místa. Minimalismus je ideální pro návrhy pracoven, protože zabraňuje vyrušování. Vsaďte na jasné linie a nezdobený nábytek, hravé detaily tady místo nemají. Pokud jde o barvy, černá a bílá jsou v moderním minimalistickém stylu jasnými favority. Vhodné materiály jsou sklo a kov, protože vyzařují čistotu a pořádek. 

3. Stimuluje kreativitu v boho stylu

Boho styl je v mnohých ohledech úplným opakem minimalismu. Mix barev, materiálů a vzorů, kombinovat mezi sebou můžete také dekorace různých stylů. To je v rozporu s klasickými tipy pro zařízení pracovny – klidně a čistě. Ale pokud máte rádi věci trochu kreativnější, možná zjistíte, že útulný nepořádek je pro vás inspirativní. 

Do domácí pracovny v boho stylu je nejlepší zvolit zemité odstíny, například hnědou, béžovou, olivovou, kaki nebo tmavě červenou. Nepostradatelností pro tento styl jsou textilie s etnickým vzorem, například koberec, deka nebo stínidlo. Přírodní původ je oblíbený i u materiálů – stoly a židle z dřeva či tkané úložné koše vytváří pohodlnou atmosféru.

Shrnutí  

Při nejméně 8 hodinách práce denně by mělo být jasné, že kancelářské vybavení je důležité. Výkon a produktivita jsou spojené s kancelářským prostředím. Ve skutečnosti, pokud je kancelář správně uspořádaná, má sílu inspirovat a motivovat. Nebojte se do svého kancelářského prostředí začlenit prvky, které budou zlepšovat způsob fungování vašeho týmu a práci, kterou tam vykonáte. 

Zařízení vaší kanceláře není jen nákup nábytku a zaplnění prostoru. Jde o vytvoření příjemné a inspirativní atmosféry. Způsob, jakým zařizujete svou kancelář, bude ztělesňovat vaše zásady i osobnost. Udržujte ji konzistentní, pohodlnou, ale také profesionální. 

Dominika Blchová, obsahový a SEO specialista